Tips & tricks bij het opstellen van je algemene voorwaarden
De waarde van algemene voorwaarden wordt wel eens onderschat. Door algemene voorwaarden te hanteren voorkom je extra werk omdat je anders al je afspraken, zoals vaste betalingscondities en leveringstermijnen, in iedere overeenkomst die je aangaat afzonderlijk moet opnemen. Door gebruik te maken van algemene voorwaarden kun je ook de risico's voor je onderneming beperken. Kortom, je doet er verstandig aan om gebruik te maken van eigen algemene voorwaarden.
Bij het opstellen van de voorwaarden moet je wel op een aantal zaken bedacht zijn. Zo moeten de voorwaarden helder en bruikbaar zijn. Helder wil zeggen dat de inhoud van de voorwaarden niet voor discussie vatbaar is en voor iedereen duidelijk. Bruikbaar betekent ook dat de voorwaarden zijn toegespitst op de activiteiten van jouw onderneming. Zo levert het willekeurig overnemen van (enkele) voorwaarden die je op het internet aantreft eerder problemen op dan dat deze uitkomst bieden. Geen enkele onderneming is immers hetzelfde. Verder moeten de voorwaarden een afspiegeling vormen van de werkwijze van jou als ondernemer.
Alhoewel de gebruikte algemene voorwaarden afhangen van het type onderneming komen de volgende onderwerpen daar vaak in voor:
• toepasselijkheid van de algemene voorwaarden
• rechten en plichten van de onderneming en die van de contractpartij
• betalingsvoorwaarden en gevolgen voor de contractpartij bij niet tijdige betaling
• leveringsvoorwaarden en risico overgang
• eigendomsvoorbehoud
• overmacht
• klachten
• (beperking) aansprakelijkheid
• afwikkeling van geschillen
• verlenging, opzegging en beëindiging van de overeenkomst
Alleen het opstellen van algemene voorwaarden volstaat niet. Jouw toekomstige contractpartij moet ook vooraf kennis kunnen nemen van de inhoud van de gehanteerde voorwaarden. De potentiële contractpartij moet per slot van rekening weten waar hij aan toe is. Dit kan je bereiken door (1) je algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel én (2) door de voorwaarden aan de andere partij ter hand te stellen, bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden te noemen in en te hechten aan je offerte. Vermelding van je voorwaarden op je website en verwijzing naar de voorwaarden op je briefpapier of in je e-mails draagt verder bij aan de bekendheid met de voorwaarden die je gebruikt. Het enkel opnemen van een verwijzing naar de algemene voorwaarden op je briefpapier of e-mail of het enkel opnemen van de algemene voorwaarden op de achterkant van een factuur is echter onvoldoende.
Tenslotte, houd de algemene voorwaarden up-to-date! Lees de voorwaarden jaarlijks nog eens door of laat je daarover adviseren.