Leg leningen en voorschotten altijd schriftelijk vast
Leen je wel eens geld aan jouw werknemer of betaal je jouw werknemer een voorschot op het loon, leg dat dan altijd schriftelijk vast!
Iedere werkgever ontvangt weleens een verzoek van een werknemer om geld te lenen of om een voorschot op het loon te betalen. Veel werkgevers willen hun werknemers bij (tijdelijke) geldproblemen helpen, maar vergeten om de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen. Als je niets op papier vastlegt, kan dat je duur komen te staan, zo bleek uit een recente uitspraak van de rechter. Wat was er gebeurd?
Een werkgever leende de werknemer geld. Mondeling was afgesproken dat de werknemer het geld zou terugbetalen. Toen de werknemer zijn dienstverband opzegde, had de werkgever bij de eindafrekening het geleende bedrag verrekend met het vakantiegeld en het laatste maandsalaris. De werknemer was het met die verrekening niet eens en ging naar de rechter. De werkgever stelde zich op het standpunt dat sprake was van een geldlening. De werknemer ontkende dat. De rechter oordeelde dat een beroep op verrekening alleen mogelijk is als de tegenvordering door de werknemer is erkend of als deze tegenvordering op eenvoudige wijze is vast te stellen. Van beide was hier geen sprake. De werkgever probeerde vervolgens het geld terug te krijgen door een beroep op onverschuldigde betaling, echter ook dat beroep strandde. De rechter gaf aan dat van onverschuldigde betaling geen sprake is omdat er niet zonder rechtsgrond betaald zou zijn. De werkgever had immers zelf aangegeven dat de gelden waren betaald omdat de werknemer door het loonbeslag anders niet kon rondkomen. De werkgever moest het laatste maandsalaris en het vakantiegeld volledig aan de werknemer betalen, ondanks dat hij een tegenvordering had!
Als de werkgever schriftelijke afspraken met de werknemer had gemaakt, was de uitkomst vermoedelijk anders geweest. Dan had de werknemer niet zo makkelijk de afspraken kunnen ontkennen en had de werkgever op eenvoudige wijze de gemaakte afspraken kunnen aantonen en had de werkgever het verschuldigde bij de eindafrekening kunnen verrekenen.
Tip: Heb jij (in het verleden) geld aan jouw werknemer geleend dat nog niet is terugbetaald en waarvan de afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd, doe dat dan alsnog! Aan de voorwaarden voor verrekening dient te zijn voldaan op het moment dat je er een beroep op doet. Het is dus raadzaam om de afspraken alsnog schriftelijk vast te leggen, zodat je bij het opstellen van de eindafrekening niet voor verrassingen komt te staan. Ook bij nieuwe leningen of voorschotten op het loon is het raadzaam de afspraken schriftelijk vast te leggen.