Hoe zit het met de privacy van een sollicitant?
Tijdens de sollicitatieprocedure krijg je te maken met privacygevoelige gegevens van sollicitanten, zoals bijvoorbeeld gegevens in sollicitatiebrieven en cv’s. Deze gegevens worden vaak binnen de organisatie doorgestuurd naar de personen of afdelingen die betrokken zijn bij de zoektocht naar de nieuwe werknemer. Met deze privacygevoelige gegevens moet je voorzichtig omgaan, maar hoe pak je dat nou aan?
Moet je sollicitanten informeren over hoe jouw organisatie omgaat met hun persoonsgegevens?
Allereerst is het belangrijk dat je goed communiceert met de sollicitant: wat kan hij verwachten en wat gaat er gebeuren met zijn gegevens. Dit kan door gebruik te maken van een zogenaamde privacyverklaring. Deze privacyverklaring kan bijvoorbeeld worden opgenomen in de vacaturetekst, zodat de sollicitant voorafgaand aan het sollicitatiegesprek daarmee uitdrukkelijk instemt. Belangrijk om in de privacyverklaring op te nemen is bijvoorbeeld of je gegevens deelt met een andere organisatie; dit zou het geval kunnen zijn bij een screening die je uitbesteedt.
Mag je op sociale media de gegevens van een sollicitant checken of de sollicitant laten screenen?
Nee, tenzij dat van belang is voor de functie die vervuld gaat worden. Leg intern vast dat je een afweging hebt gemaakt (noodzakelijk en relevantie). Als je gebruik wilt maken van een screening of je wilt de sociale media controleren, dan ben je verplicht dit voorafgaand aan de sollicitant kenbaar te maken. In de vacaturetekst kun je opnemen dat een screening en/of controle op social media onderdeel is van de sollicitatieprocedure.
Mag je de gegevens bewaren van een sollicitant?
Ja, de gegevens van een sollicitant mogen tot vier weken na afsluiting van de sollicitatieprocedure worden bewaard. Als je de gegevens langer wilt bewaren, voor het geval er bijvoorbeeld een andere passende functie vrijkomt, heb je expliciete toestemming nodig van de sollicitant. Leg dit dan goed vast.
Hoe zit het met de afgewezen sollicitanten?
Bij afwijzing van de sollicitant kan je vragen of hij akkoord gaat met het bewaren van de gegevens voor een langere, vooraf bepaalde, periode van maximaal een jaar. Om zo volledig mogelijk te werk te gaan is het verplicht om alle verwerkingsprocessen - dus waar zijn de gegevens naartoe gestuurd, wie hebben ze gezien, hoelang blijven ze in het systeem en de toestemming van de sollicitant - zo goed mogelijk in kaart te brengen. De organisatie moet kunnen aantonen wat er met de persoonlijke gegevens is gebeurd.
Kortom, ga vertrouwelijk om met de gegevens van sollicitanten en communiceer duidelijk en transparant waar nodig.