De werkkostenregeling – dit moet je als werkgever weten
Sinds 1 januari 2011 is het mogelijk om de WKR toe te passen op de verstrekkingen en vergoedingen aan personeel. In de praktijk blijkt dat de meeste werkgevers nog gebruik maken van de oude fiscale regels die je nu nog mag gebruiken. Vanaf 1 januari 2015 wordt het toepassen van de WKR verplicht.
Onder de WKR mag je als werkgever vrijwel alles vergoeden en verstrekken aan jouw werknemers, zolang je maar binnen de vrije ruimte blijft. De vrije ruimte is voor 2015 vastgesteld op 1,2% van de totale fiscale loonsom. Indien je meer vergoedt of verstrekt dan de vrije ruimte, dan dient een eindheffing van 80% over het meerdere te worden betaald. Er zijn uitzonderingen op de vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen. Zo zijn bijvoorbeeld het verstrekken of vergoeden van gereedschappen, computers of mobiele communicatiemiddelen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie en daadwerkelijk door de werknemer worden gebruikt en zakelijke kilometers tot maximaal € 0,19 per kilometer uitgesloten. Het gaat dan om vergoedingen en verstrekkingen die onder de nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten vallen.
Dat de verplichte toepassing van WKR fiscaal de nodige consequenties kan hebben en dat de WKR een verandering van de administratie van werkgevers verlangt, is voor de meeste werkgevers wel duidelijk. Dat de invoering van de WKR ook een aanpassing van de arbeidsovereenkomsten of personeelsreglementen met zich meebrengt wordt vaak vergeten. De arbeidsvoorwaarden bevatten vaak afspraken over (vaste) kostenvergoedingen die de werknemers ontvangen, terwijl dit soort vergoedingen of verstrekkingen onder de WKR niet altijd meer onbelast kunnen plaatsvinden. Het is dan ook van belang om de in de arbeidsovereenkomsten of het personeelsreglement opgenomen arbeidsvoorwaarden in overeenstemming te brengen met de WKR. Het wijzigen/aanpassen van arbeidsvoorwaarden is niet iets wat van de een op de andere dag is geregeld. Er gelden wettelijke regels en het goed werkgeverschap speelt een belangrijke rol. Ook is het afhankelijk van de formulering van jouw arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen die worden voorgesteld of jouw werknemers verplicht zijn om de wijzigingen (direct) te accepteren. Uit jurisprudentie blijkt onder andere dat in sommige situaties gebruik dient te worden gemaakt van overgangsregelingen voor de medewerkers. Hoe eerder je weet hoe je jouw arbeidsvoorwaarden in het kader van de WKR wilt vormgeven, des te eerder je hier zorgvuldig naar toe kunt werken door het nemen van de juiste juridische stappen. Wacht dus niet te lang en kom nu al in actie, voordat je straks wordt geconfronteerd met de mogelijk onvoordelige eindheffing van 80%.